مدیریت زمان – تعریف اصول و اهمیت مدیریت زمان

از توهم تا حقیقت – قسمت اول

مدیریت زمان، یکی از چالش‌های بی‌پایان برای تمام کسانی است که می‌خواهند بیشترین بهره را از زمان روزانه خود ببرند. به همین علت، راه‌های زیادی را امتحان می‌کنند و دستورالعمل‌های توصیه شده از افراد موفق را در زندگی و کار خود به کار می‌بندند، به امید آن که بتوانند تغییری در برنامه‌ها و زمان خود ایجاد کنند.

اما در بیشتر موارد، هیچ کدام از آن راه‌ها، کمکی نمی‌کنند و باز همان آش و همان کاسه پابرجا می‌ماند. در این سری از مقاله‌ها به سراغ موضوع مدیریت زمان می‌رویم و سعی می‌کنیم از دریچه‌ای تازه به آن بنگریم.

مدیریت زمان و اختیاری که بر روند زندگی خود داریم عاملی تعیین کننده در آرامش درونی و سلامت ذهنی است.

برایان تریسی

» آیا واقعا به مدیریت زمان نیاز داریم؟

ما به دنبال مدیریت زمان می‌رویم چون فکر می‌کنیم وقت نداریم یا اگر هم داریم بسیار کم است. اما در حقیقت، ماجراهای زیادی هستند که خود را در لباس کمبود وقت به ما نشان می‌دهند. شناسایی آن‌ها می‌تواند بسیاری از مشکلات زندگی‌مان را که در اثر توهم کمبود زمان ایجاد شده‌اند، برطرف کند.

بیایید چند مورد مهم را با هم بررسی کنیم.

  • رویاهای بزرگ رها شده و هدف‌های دست نیافتنی

داشتن هدف‌های بزرگ، یکی از بهترین توصیه‌ها برای رسیدن به یک زندگی موفق است. به همین دلیل، ما هدف‌های بزرگی برای یک روز، یک ماه یا یک سال خود در نظر می‌گیریم و سعی می‌کنیم که به آنها برسیم. وقتی در این کار شکست می‌خوریم، تقصیر را بر گردن کمبود زمان می‌اندازیم و نداشتن وقت کافی را بهانه می‌کنیم. غافل از آنکه مشکل از جای دیگری آب می‌خورد و آن «سطح باورپذیری» ذهن ما است.

باورهای در مدیریت زمان

 وقتی ذهن خود را یک سیستم در نظر بگیریم، مرزی برای آن قائل می‌شویم. سطح باورپذیری، همان مرز ذهنی ما است. تا زمانی که فعالیت و هدف‌گذاری ما به مرزهای درون این سیستم منتهی می‌شود، همه چیز طبیعی است. اما وقتی پا را فراتر از این مرزها می‌گذاریم دو حالت برایمان به وجود می‌آید؛ یا ذهنمان دچار ترس می‌شود یا به ما می‌خندد.

مثلا اگر به شما بگویم که با ۲ ثانیه آموزش من می‌توانید مثل مرتاض‌های هندی روی هوا معلق شوید، لبخندی نامحسوس در گوشه ذهنتان نقش می‌بندد. چون ذهنتان می‌داند که چنین چیزی یک هدف دست ‌نیافتنی است. از آن طرف، هر چه میزان واقعیت و امکان‌پذیری در هدف ما بالاتر رود، آن لبخند به ترس، شبیه‌تر می‌شود.

چون ذهن ما مرزهای خود را در خطر شکستن می‌بیند. در چنین وضعیتی، مدیریت زمان، چیزی بیشتر از یک بهانه نیست. چون ذهن ما اصل امکان‌پذیری آن هدف را زیر سوال برده است؛ حالا چه با لبخند و چه با ترس! راه‌حل این مورد، نه مدیریت زمان بلکه مدیریت «سطح پذیرش» است.

» اجازه بدهید مثالی در این مورد بزنیم:

تصور کنید که می‌خواهیم هدف مالی خود را گسترش دهیم و آن را از ماهی یک میلیون تومان به ماهی ۱۰ میلیون تومان برسانیم. خب، قبل از هر کاری باید سطح پذیرش خود را پیدا کنیم. یافتن آن ساده است. کافی است کمی در مورد مبلغ مورد نظر فکر کنیم.

عددی که احساس آرامش را در ما ایجاد ‌کند، همان سطح پذیرش درونی ما است. یعنی در ذهنمان، خودمان را لایق آن مقدار می‌دانیم؛ کمتر از آن را خورده شدن حقمان می‌پنداریم و از طرفی، خودمان را لایق بیشتر از آن نمی‌بینیم. این دقیقا همان جایی است که باید رویش کار کنیم.

 

‏پرنده‌ها دیرشان نمی‌شود. هیچ سگی ساعتش را نگاه نمی‌کند. گوزن‌ها دلواپس فراموش کردن تولدها نیستند. فقط انسان زمان را اندازه می‌گیرد و آن را اعلام می‌کند و به همین دلیل، فقط انسان از ترسی فلج‌کننده رنج می‌برد که هیچ موجود دیگری آن را تحمل نمی‌کند؛ترس تمام شدن زمان.

میچ آلبوم در کتاب ارباب زمان

» چگونه سطح پذیرش خود را افزایش دهیم؟

برخلاف اسم نه‌چندان آشنای سطح پذیرش، کار کردن با آن ساده است. دو راه آسان و رایگان برای افزایش سطح پذیرش وجود دارد که من همیشه از آنها استفاده می‌کنم و باید بگویم که خیلی خوب جواب می‌دهند. بد نیست شما هم آن‌ها را امتحان کنید.

راه اول: تصور کردن

برای تغییر سطح پذیرش با استفاده از تصور، باید خودتان را در شرایطی تصور کنید که به هدفتان رسیده‌اید. مثلا اگر هدف شما درآمدی ۱۰ میلیون تومانی است، باید فکر کنید که با استفاده از آن پول چه کاری انجام می‌دهید؟ چه چیزی می‌خرید؟ چه تغییری ایجاد می‌کنید؟

تمام محدودیت‌ها را کنار بگذارید. به چگونگی رسیدن به هدفتان فکر نکنید. تنها خودتان را در مزیت‌ها و شیرینی حضور در مقصد تصور کنید و از آن لذت ببرید. یادتان باشد، لذت بردن از تصورتان بدان معنی است که شما در مسیر درست قرار دارید.

تنها آن زمان است که ذهنتان رسیدن به آن هدف را منطقی و حق مسلم شما در نظر می‌گیرد. چون قبلا یک بار آن را تجربه کرده است.

رنگ زرد و زمان

راه دوم: تلقین کردن

تلقین کردن آگاهانه، گفتگوهای درونی شما را به شیوه‌ای هدفمند تغییر می‌دهد. بیشتر ما دچار تلقین‌هایی ناآگاهانه و مخرب هستیم. اما از لحظه‌ای که تصمیم بگیریم می‌توانیم این روند را به نفع خود تغییر دهیم. روش‌های ساده و پیچیده زیادی برای تلقین کردن وجود دارد. اما من همیشه از ترکیب دو بخش نوشتاری و گفتاری استفاده می‌کنم. بهترین راه برای آغاز این فرآیند، استفاده از برگه‌های یادداشت چسب‌دار است.

پیشنهاد می‌کنم که از کاغذ زرد رنگ برای این کار استفاده کنید. چون اثرات روانشناسی رنگ زرد، فرایند تلقین را آسان‌تر می‌کند.

حالا باید اهداف خود را در قالب جمله‌هایی انگیزشی و جذاب، خطاب به خودتان روی کاغذها بنویسید. اگر به همان مثال ۱۰ میلیون خودمان بازگردیم، می‌توانیم این‌گونه بنویسیم:

  • من می‌تونم ماهی ۱۰ میلیون تومن پول بسازم. راهش رو پیدا می‌کنم!
  • ۱۰ میلیون تومن یعنی فقط روزی ۳۳۴ هزار تومن. این یه هدف کوچیکه روزانه است!
  • هیچ محدودیتی وجود نداره!
  • کافیه هر روز فقط یه قدم بیشتر بردارم! من می‌تونم!

این برگه‌ها را روی میز کار، داخل کیف پول، پشت لپ‌تاپ یا هر جایی که جلوی چشمتان باشد، بچسبانید و در طول روز، چندین و چند بار آنها را مرور کنید.

حالا برویم سراغ بخش گفتاری تلقین. من برای این قسمت از آینه استفاده می‌کنم. تنها کاری که باید بکنید این است که در مقابل آینه بایستید و تمام جمله‌هایی که روی کاغذ نوشته بودید را خطاب به خودتان، چشم در چشم بگویید! وقتی این کارها را تکرار کنید، کم‌کم سطح پذیرش‌تان جا‌به‌جا می‌شود.

در آن زمان، هدف شما از چیزی ترسناک یا خنده‌دار به چیزی معمولی و کاری شدنی تبدیل می‌شود که می‌توان به آن رسید. با خودتان صمیمی باشید. چون بزرگ‌ترین دوست و حامی شما بعد از خداوند، خودتان هستید. این را همیشه به یاد داشته باشید.

اهمیت مدیریت زمان

مهارت نگاه از دریچه درست

وقتی کسی دوچرخه ‌سواری بلد باشد، می‌تواند هر دوچرخه‌ای را براند. اما وقتی بلد نباشد، نه یک دوچرخه چند صد هزار تومانی و نه یک دوچرخه چند ده میلیونی کمکی به او نمی‌کند. چون کُمیت مهارتش لنگ می‌زند. راه چاره، عوض کردن مدل دوچرخه نیست، بلکه یادگرفتن دوچرخه ‌سواری است. در مورد مدیریت زمان هم ماجرا به همین شکل است.

وقتی مشکل ما جای دیگری باشد، عوض کردن تکنیک‌های مدیریت زمان هیچ کمکی به ما نمی‌کند.

گاهی ثانیه‌ها برایمان بسیار ارزشمند می‌شوند؛ آن‌قدر که احساس می‌کنیم با ایستادن پشت چراغ قرمز یا صبر کردن برای عبور یک عابر پیاده، وقت ارزشمندی که می‌توانستیم به بهترین شکل از آن استفاده کنیم، به هدر رفته است.

توهم کمبود زمان، بی‌آنکه بدانیم دست و پای بسیاری از ما را بسته است. به همین دلیل، اهالی قرن ۲۱ سخت‌کوشانه به دنبال پیدا کردن راه‌هایی هستند که بتوانند زمان محدودشان را مدیریت کنند. نکته جالب اینجا است که در بیشتر موارد به جای مدیریت زمان، باید دزدان وقت خود را بیابیم.

احساس عدم کنترل روی زمان، عامل اصلی ایجاد تنش، اضطراب و افسردگی است.

برایان تریسی

 

» لَنگ زدن کُمیت تصمیم‌گیری و نداشتن اولویت‌بندی

ما هر روز با حجمی از کارهای روزانه روبه‌رو می‌شویم؛ از کارهای شخصی گرفته تا کارهایی که به شغل و حرفه‌مان مربوط می‌شوند. از طرفی، هر روز بیشتر از ۲۴ ساعت زمان در اختیارمان نیست. پس باید به گونه‌ای تمام کارها را در این مدت بگنجانیم. به همین دلیل، اولین چیزی که به ذهنمان می‌رسد این است که باید یک تکنیک موثر مدیریت زمان را بیاموزیم و آن را در زندگی خود اجرا کنیم.

گاهی به جای تکنیک‌های مختلف، به مهارت اولویت‌بندی و قدرت تصمیم‌گیری نیاز داریم. تمام کارها از یک اولویت برخوردار نیستند؛ برخی از آن‌ها مهم و برخی دیگر مهم‌تر هستند. از طرفی، باید بپذیریم که نمی‌توان همه کارها را به تنهایی و طول یک روز انجام داد.

اگر هم بشود، در انتهای روز دیگر چیز زیادی از ما باقی نمی‌ماند. چون همه توان و انرژی خود را خرج کرده‌ایم. بدون شک، این چیزی نیست که ما را به اهدافمان نزدیک کند. چون بعد از مدتی، روحمان دچار خستگی می‌شود و این اتفاق خوبی نخواهد بود. پس بهترین کار، یاد گرفتن مهارت اولویت‌بندی و کار کردن روی قدرت تصمیم‌گیری‌مان است.

» یک پیشنهاد برای اولویت‌بندی کارها و مدیریت زمان

همیشه به دنبال پیدا کردن راهی برای گنجاندن حجم نامعقول کارها در برنامه روزانه‌ام بود. راه‌های زیادی را هم امتحان کردم. اما از بین تمام آن راه‌ها نکته‌ای که در کتاب «ثروت هماهنگ» خواندم کمک زیادی به من کرد.

نویسنده در آن کتاب، ماجرای فروشنده‌ای را تعریف می‌کرد که می‌خواست خدماتش را به صاحب کارخانه بفروشد، اما صاحب کارخانه راضی نمی‌‌شد. در نهایت، فروشنده با یک حرف کوتاه، کارخانه‌دار را ترک کرد. او گفت: «اگر به شما یک ایده بدهم چه؟ قول می‌دهید که به مدت ۲۱ روز از آن استفاده کنید؟ اگر موثر بود، آن را با کارمندانتان سهیم شوید و برای من به اندازه‌ای که فکر می‌کنید کارم ارزش داشته، چکی بفرستید.» کارخانه‌دار قبول کرد.

ایده مدیریت زمان

فروشنده ادامه داد: «در ابتدای هر روز یا شاید بهتر باشد در انتهای روز قبل، قطعه کاغذی بردارید و مهم‌ترین شش کاری که برای رسیدن به هدفتان در آن روز خاص نیاز دارید بنویسید. حالا آن‌ها را به ترتیب مهم بودنشان مرتب کنید؛ اولی، آنچه از همه مهم‌تر است.

دومی، دومین کار مهم و به همین ترتیب. یادتان باشد تا زمانی که اولین کار را تکمیل نکردید، به سراغ کار دوم نروید. اگر در پایان روز نتوانستید لیست خود را کامل کنید و چهار یا پنج کار انجام نشد، دوباره آن کارها را در روز بعد و در رده‌های اول و دوم  و.. قرار دهید.»

در کمتر از یک ماه، کارخانه‌دار چکی به مبلغ ۲۵ هزار دلار برای فروشنده ارسال کرد همراه با این یادداشت که: «روش تو برای دستیابی به پیشرفت، موثرترین روشی بود که تاکنون کسی به من آموخته بود. مبلغ چک، تنها بخشی از ارزش آن عمل است.» تاجران و افراد موفق زیادی این روش اولویت‌بندی را در زندگی و کار خود اجرا کردند و به موفقیت‌های بزرگی رسیدند. بدون شک، شما نیز چیزی از آن‌ها کم ندارید و اگر بخواهید می‌توانید.

» وقتی تصمیم می‌گیریم که آچار فرانسه شویم

گاهی حجم برنامه‌هایی که برای خودمان می‌نویسیم به‌گونه‌ای است که انگار چند نسخه زاپاس از خودمان داریم که می‌تواند در انجام این کارها به ما کمک کند! در واقع، برنامه روزانه ما بیشتر شبیه به کار روزانه یک تیم است تا لیست کارهای یک نفر.

در چنین وضعیتی، دو راه بیشتر نداریم؛ یا باید از حجم آن کارها کم کنیم و براساس اولویت، اول مهم‌ترین آن‌ها را انجام دهیم یا اینکه بخشی از کارهایمان را برون‌سپاری کنیم. برون‌سپاری کردن کارها، معامله‌ای بین زمان و پول است. به‌این‌ترتیب که شما کار را به کسی می‌سپارید، زمان خودتان را آزاد می‌کنید و در عوض آن، پولتان را به کُننده کار می‌دهید.

عده زیادی هستند که با بهانه صرفه‌جویی در پول، سعی می‌کنند همه کارها را خودشان انجام دهند. موفقیت چنین افرادی، کوچک و بسیار سخت است. اگر می‌خواهید بزرگ و آسان‌تر موفق شوید باید روی برون‌سپاری هر کاری که می‌توانید، فکر کنید!

‏هر روز صبح ۸۶۴۰۰ ثانیه به حسابتان واریز می‌شود و هر شب تمام آن را از شما پس می‌گیرند، غیر از زمانی که برای پیشرفت خود استفاده کرده‌اید.

مارک مانچینی، استاد دانشگاه، سخنران و نویسنده

» کمال طلبی و اهمیت زمان

گرگ دیگری که در لباس کمبود وقت، خودش را به ما نشان می‌دهد، کمال طلبی است. البته این خصلت تا اندازه‌ای برای هر یک از ما ضروری به شمار می‌رود. در حقیقت، این کمال طلبی است که رویای فرداهای بهتر و موفقیت‌های بزرگ‌تر را در ذهن ما ایجاد می‌کند.

مشکل از آنجایی آغاز می‌گردد که طلبیدن نقطه کمال هر چیزی، به مانعی برای انجام کارهایمان تبدیل می‌شود. در آن صورت، انجام یک کار ساده، چند برابر کاری پیچیده از ما زمان می‌گیرد، چون می‌خواهیم در هر کاری به ۱۰۰ درصد برسیم.

شما حتما می‌توانید به ۱۱۰ یا ۱۹۰ و از آن طرف به ۵۰ یا ۹۰ برسید اما اینکه دقیقا در نقطه کامل ۱۰۰ توقف کنید، رویایی بیش نیست.  راحت باشید، خودتان را از قیدوبند رسیدن به ۱۰۰ درصدهای زندگی‌تان آزاد کنید. شما بدون نمره ۱۰۰ هم عالی و منحصر به ‌فرد هستید!

» پشت گوش انداختن کارها

گاهی علت اینکه در طول ۲۴ ساعت، زمان کافی برای انجام کارهایمان پیدا نمی‌کنیم این است که در روزهای گذشته، کارهای زیادی را نیمه‌کاره رها کرده‌ایم. هر روز سعی می‌کنیم، علاوه بر انجام وظایف آن روز، کارهای نیمه‌تمام قبلی را هم تمام کنیم.

با این‌ ترتیب، به هیچ‌کدام از کارهایمان نمی‌رسیم و آن زمان است که دست به دامن مدیریت زمان می‌شویم تا بتوانیم راه چاره‌ای برای خودمان پیدا کنیم. هر کار نیمه‌تمام، خستگی و فشاری دو برابر بر ذهن ما وارد می‌کند.

هنگامی‌که آن‌ها را تمام می‌کنیم، وجودمان لبریز از احساس آزادی و شادی می‌شود. بهترین پیشنهادی که می‌توانم به شما بکنم این است که کمی زمان بگذارید و فهرستی از این کارها تهیه کنید. اولویت و انرژی خود را روی تمام کردن آن‌ها بگذارید و به خودتان قول بدهید که دیگر کاری را به امید وقت یا انرژی اضافه به فردا حواله نکنید.

» وقتی نتوانیم «نه» بگوییم

هنر نه گفتن، یکی از مهارت‌های ضروری است که هر فردی باید روی آن کار کند. وقتی در این مهارت ضعیف باشیم، نمی‌توانیم به درخواست‌های دیگران نه بگوییم. در نتیجه، کارهایی به ما تحمیل می‌شوند که خارج از توان و زمانمان هستند.

وقتی کسی از شما می‌خواهد که زمانتان را به او اختصاص دهید یا در طول زمان کاری‌تان، وظایف او را نیز بر عهده بگیرید، قبل از هر چیز، ابتدا برنامه خود را چک کنید. اگر واقعا زمان کافی داشتید مسئولیت آن کار اضافی را بر عهده بگیرید. یادتان باشد، کسی که با شجاعت، درخواستی را رد می‌کند بسیار محترم‌تر از فردی است که مسئولیتی را می‌پذیرد اما آن را پشت گوش می‌اندازد.

حتما این مقالات را مطالعه کنید:

  1. مهارت نه گفتن (گام به گام استفاده از واژه «نه»)
  2. خیلی محکم، نه بگویید!

» گوشی دستتان باشد!

گشت‌وگذار ما پیرامون یافتن علت‌های کمبود زمان در همین مقاله به اتمام می‌رسد. اما شما همیشه گوش‌به‌زنگ موضوع‌های تازه‌ای که زمانتان را از چنگتان درمی‌آورند باشید. در قسمت بعد به سراغ بهترین تکنیک‌های مدیریت زمان می‌رویم. حتما در خبرنامه ایمیلی ما عضو باشید!

  1. همه چیز در مورد مدیریت زمان – قسمت دوم
  2. همه چیز در مورد مدیریت زمان – قسمت سوم
  3. ثروت هماهنگ چیست و چگونه می‌توان به آن رسید؟
  4. باورها و افکاری که مانع از افزایش ثروت شما می‌شود
به اشتراک گذاری

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *