همه چیز در مورد مدیریت زمان – قسمت دوم

در قسمت‌ قبلی مقاله مدیریت زمان به مواردی اشاره کردیم که به شکل عجیبی زمان را در تسلط خودشان درمی‌آوردند و ‏توهم کمبود آن را در ما ایجاد می‌کردند. در این قسمت، گام‌های ابتدایی مدیریت زمان را با هم برمی‌داریم. ‏

زمان، مسئله اصلی نیست، بلکه تنها مسئله است.

دنیل اچ. پینک، ایده‌پرداز مطرح حوزه موفقیت و کسب و کار

  1. مدیریت زمان – تعریف اصول و اهمیت مدیریت زمان
  2. همه چیز در مورد مدیریت زمان – قسمت سوم

» هدفتان را پیدا کنید

هیچ کاری بدون داشتن هدف، به سرانجام نمی‌رسد. نداشتن هدف، چیزی جز درجا زدن و معلق ماندن ‏نصیبمان نمی‌کند. باید ذهن خود را به جایی وصل کنیم، امیدی برای خودمان پیدا کرده و برای رسیدن به ‏آن گام برداریم. باید قله‌ای داشته باشیم که زحمت شیرین صعود از دامنه کوه برایمان مفهوم پیدا کند. ‏حالا کمی با خودتان فکر کنید و هدفتان از مدیریت زمان را روی یک کاغذ بنویسید.

به کجا می‌خواهید ‏برسید؟ می‌خواهید چه چیزی داشته باشید؟ چه ماجرایی را تجربه کنید؟یادتان باشد، فاصله بین شما و ‏هدفتان، تنها چیزی است که می‌توانید به خاطرش مدیریت زمان را به خدمت بگیرید.

» استفاده از جادوی نوشتن

یکی از اولین و بهترین کارهایی که بعد از تعیین هدف، می‌تواند در مدیریت زمان کمک حالتان باشد، نوشتن است. در مورد آثار فوق‌العاده نوشتن در زندگی، کتاب‌های زیادی نوشته شده و علم نیز آن را تایید کرده است. نوشتن به شما کمک می‌کند تا افکارتان را در یک نقطه متمرکز کرده و به آن سمت حرکت کنید. شاید این بزرگ‌ترین خدمت قلم به انسان باشد. برای استفاده از نوشتن در مدیریت زمان به یک دفتر و خودکار احتیاج دارید. اولین قدم برای آغاز این کار، پیاده سازی ذهنتان روی کاغذ است.

به شما توصیه می‌کنم، قبل از آغاز این بخش، حتما مقاله قبلی را مطالعه کرده و تکلیفتان را با مواردی که باعث کمبود زمان در زندگی شما می‌شوند، روشن کنید. تنها پس از انجام این کار است که نوشتن و مدیریت زمان سودمند خواهد بود.

» نوشتن، چگونه به ما کمک می‌کند؟

هر کدام از ما مشغله‌های فکری گوناگونی داریم که بخشی از ذهنمان را اشغال کرده‌اند و نمی‌گذارند که در یک مسیر مشخص و هدفمند حرکت کنیم. در نتیجه، اولین راهی که برای خلاصی از آن‌ها به ذهنمان می‌رسد، انجام دادن بخشی از هر کدامشان است. اما چون نمی‌توانیم در طول یک روز پاسخگوی تمام مشغله‌های ذهنی‌مان باشیم در نهایت، بیشترشان را ناتمام باقی می‌گذاریم و روز جدید را با انبوهی از آن‌ها آغاز می‌کنیم.

نوشتن می‌تواند شما را از دست این مشکل نجات دهد. روش کار هم بسیار ساده است. تنها کافی است که برگه‌ای کاغذ بردارید و تمام چیزهایی که ذهنتان را به خودشان مشغول کرده‌اند پشت سر هم ردیف کنید. با این کار، شما ذهنتان را خالی می‌کنید و به آن مجالی برای نفس کشیدن می‌دهید. از طرفی، وقتی مشغله‌های ذهنی‌تان را می‌نویسید با حجم واقعی کارهایی که باید انجام دهید روبه‌رو می‌شوید و این گام مهمی برای مدیریت زمان و برنامه‌ریزی انجامشان به شمار می‌رود.

» اولویت‌بندی، کاری ساده اما بسیار موثر

به قول استیون کاوی، مسئله اصلی اولویت‌بندی برنامه روزانه‌تان نیست؛ مسئله اصلی، برنامه‌ریزی روزانه اولویت‌هایتان است. حالا وقت دسته‌بندی فرا رسیده است. نگاهی دوباره به نوشته‌های روی کاغذتان بیندازید و آن‌ها را به ترتیب اولویت، مرتب کنید. به زبان ساده، باید برای خودتان مشخص کنید که کدام یک از کارهای نوشته شده روی کاغذ، از اهمیت بالاتری برخوردار هستند. باید تصمیم بگیرید که انجام زودتر کدام یک از کارهای روی کاغذ، شما را به هدف‌های زندگی‌تان می‌رساند. اجازه بدهید مثالی برایتان بزنیم و طبق آن، کار را جلو ببریم. تصور کنید که اولین اولویت‌بندی مشغله‌های ذهنی‌تان چیزی شبیه به این شده است:

  • تمام کردن پروژه A
  • خرید خانه
  • ورزش کردن
  • پختن شام
  • ایمیل زدن به اعضای تیم
  • خواندن زبان انگلیسی
  • هماهنگ کردن برنامه کلاس مدیریت
  • خوردن ۸ لیوان آب
  • دورهمی بعد از شام با دوستان دوران ابتدایی
  • مسواک و حمام

حالا باید این دسته‌بندی را از چند فیلتر بگذرانید. چون حتی بعد از تعیین اولیه اولویت‌ها باز هم این فهرست، طولانی و خسته کننده است. بهترین کار این است که بخش‌های کاری، شخصی و سلامتی را از دل این فهرست بیرون بکشید و هر کدام را در فهرست جداگانه‌ای بنویسید. مثلا چیزی شبیه به این:

بخش کاری:

  • تمام کردن پروژه A
  • ایمیل زدن به اعضای تیم
  • هماهنگ کردن برنامه کلاس مدیریت

بخش شخصی:

  • خرید خانه
  • پختن شام
  • خواندن زبان انگلیسی
  • دورهمی بعد از شام با دوستان دوران ابتدایی

بخش سلامتی:

  • ورزش کردن
  • خوردن ۸ لیوان آب
  • مسواک و حمام

حالا باید دوباره اولویت‌بندی را روی این فهرست‌ها انجام دهید و حتی بخشی از آن‌ها را از فهرست حذف کنید. مثلا لازم نیست که مسواک و حمام، خوردن ۸ لیوان آب یا ورزش کردن را جزو برنامه‌های خود قرار دهید. این‌ها کارهای روتینی هستند که برای حفظ سلامتی‌تان باید انجامشان دهید. شما می‌توانید با کشیدن چند دایره و تیک زدن آن‌ها در طول روز، روند نوشیدن آب یا ورزش کردن خود را پیگیری کنید. پس بخش سوم به طور کل از فهرست کارهای شما حذف می‌شوند.

حالا می‌رسیم به بخش کاری و شخصی. هدف بخش کاری، داشتن درآمد و پیشرفت شما است و هدف بخش شخصی، لذت بردن از زندگی. هر دوی آن اهداف، مهم هستند. اما باز هم می‌توانید آن‌ها را اجرایی‌تر کنید. مثلا در بخش شخصی، نباید پختن شام در اولویت دوم شما قرار بگیرد چون قرار است این کار را در پایان روز انجام دهید. پس می‌توانید آن را به انتهای فهرست منتقل کنید. یا حتی خواندن زبان انگلیسی هم می‌تواند به یک عادت قبل از خواب شما تبدیل شود. این کار چند مزیت دارد.

اول این که شب هنگام، از مشغله‌های روز آزاد شده‌اید و کاری جز خوابیدن ندارید. در نتیجه، تمرکز بیشتری روی یادگیری زبان خواهید داشت. از طرف دیگر، وقتی قبل از خواب چیزی را مطالعه می‌کنید، ذهن شما تا صبح روی آن کار می‌کند. به این ترتیب می‌توانید بدون زحمت زیاد، زبان را عمیق‌تر و با کیفیت بالاتری بیاموزید. پس زبان نیز از فهرست کارهای شخصی حذف می‌شود.

کار بدون برنامه‌ریزی، دلیل همه شکست‌ها است. در برابر وسوسه برای دست به کار شدن پیش از برنامه‌ریزی، مقاومت کنید.

کار بدون برنامه‌ریزی، دلیل همه شکست‌ها است. در برابر وسوسه برای دست به کار شدن پیش از برنامه‌ریزی، مقاومت کنید.

برایان تریسی

کار دیگری که باید روی فهرست‌های خود انجام دهید، تصمیم‌گیری انجام مهم‌ترین و ضروری‌تری کارها و صرف نظر کردن از کارهای غیر ضروری است. مثلا شاید انجام پروژه کاری‌تان که به طور مستقیم به درآمد شما ارتباط پیدا می‌کند، زمان بیشتری از روزتان را به خودش اختصاص دهد. در چنین شرایطی، باید برخی از کارهای کم اهمیت‌تر را از فهرست خود حذف کرده یا آن‌ها را به روزهای دیگر موکول کنید. مثلا شرکت در دورهمی می‌تواند یکی از کارهای کم‌اهمیت‌تر به شمار رود. در نهایت، فهرست کارهای امروز شما به این ترتیب خلاصه می‌شود:

بخش کاری:

  • تمام کردن پروژه A
  • ایمیل زدن به اعضای تیم
  • هماهنگ کردن برنامه کلاس مدیریت

بخش شخصی:

  • خرید خانه
  • پختن شام

 

» قدم‌هایی کوچک اما درست

نوشتن و اولویت‌بندی برنامه‌ها چیزی بسیار کاربردی‌ است که شما را در جهت اهدافتان به راه می‌اندازد. چنین برنامه‌ای کارهای بزرگ را به گام‌هایی کوچک و قابل اجرا تبدیل می‌کند که ذهن در مقابل انجامشان مقاومت نخواهد کرد. به قول هنری فورد، بزرگ‌ترین اهداف را می‌توان با تقسیم آن به گام‌هایی کوچک به انجام رساند. تا اینجای کار، ما فقط سروسامانی به مشغله‌های روزانه‌مان دادیم. هنوز چند نکته مهم و تکنیک اصلی باقی مانده که در قسمت بعد به آن‌ها خواهیم پرداخت.

به اشتراک گذاری

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *