همه چیز در مورد مدیریت زمان – قسمت سوم

از توهم تا حقیقت مدیریت زمان

مدیریت زمان، یک شمشیر دو لبه است. اگر به درستی از آن استفاده نکنیم ما را به شدت در تنگنا قرار می‌دهد و به عذابی تمام نشدنی تبدیل می‌شود. اما اگر از آن هوشمندانه استفاده کنیم، مسیر پیشرفت را به رویمان می‌گشاید. در قسمت قبل، قول دادیم که چند تکنیک مدیریت زمان را با هم یاد بگیریم. شاید برایتان جالب باشد که بدانید چند تا از معروف‌ترین تکنیک‌های مدیریت زمان جهان، به دست ایتالیایی‌ها و آن هم در ترکیب با سبزی‌ها ایجاد شده‌اند. با ما همراه باشید تا سری به این تکنیک‌های جالب بزنیم.

  1. مدیریت زمان – تعریف اصول و اهمیت مدیریت زمان
  2. همه چیز در مورد مدیریت زمان – قسمت دوم

» مدیریت زمان بلندمدت و کوتاه‌مدت داشته باشید

قبل از سر زدن به تکنیک‌های مدیریت زمان، باید تکلیف برنامه‌های دراز مدت خود را مشخص کنیم. ذهن ما به طور هم‌زمان در سه دوره زمانی زندگی می‌کند؛ گذشته، حال و آینده. در مورد گذشته، کاری از دستمان برنمی‌آید.

اما حال و آینده دو بخش بزرگی هستند که می‌توان روی آن‌ها سرمایه‌گذاری کرد. به همین دلیل، مدیریت زمان ما باید به گونه‌ای تنظیم شده باشد که این دو بخش را به خوبی پوشش دهد

اهداف بلندمدت به برنامه‌های زمانی بلندمدت و اهداف کوتاه‌مدتمان به برنامه‌های فوری نیاز دارند. نگاهی به برنامه ۵ ساله اهداف خودتان بیندازید. اگر چنین برنامه‌ای ندارید، حتما همین امروز زمان بگذارید و این برنامه را برای خودتان تعیین کنید. باید تصمیم بگیرید که تا ۵ سال آینده می‌خواهید به چه جایگاهی برسید، چقدر پول داشته باشید، چه کارهایی را در زندگی‌تان انجام دهید و چه مهارت‌هایی کسب کنید.

بدون این برنامه، نه تنها داشتن اهداف کوتاه‌مدت غیرممکن می‌شود بلکه پیشرفت زیادی هم در زندگی‌تان نخواهید کرد. در واقع، مانند تیری خواهید بود که بی‌هدف از کمان خارج شده است.

ارزشمندترین منبع در تمام جهان، زمان است.

استیو جابز

 

تصور می‌کنیم که شما برنامه ۵ ساله خودتان را دارید. حالا نگاهی به برنامه کاری امروزتان بیندازید. آیا این برنامه به گونه‌ای است که شما را به اهداف ۵ ساله‌تان یک قدم یا حتی نیم قدم نزدیک‌تر کند؟ اگر پاسختان مثبت است، پس با پشتکار به همین روند ادامه دهید و اگر پاسختان منفی است لطفا هر چه سریع‌تر آن‌ها را به شیوه‌ای تغییر دهید که همسو با اهداف بلند‌مدتتان قرار بگیرند.

مثلا اگر در میان اهداف بلندمدت شما تاسیس یک شرکت وجود دارد، باید در بین برنامه‌های روزانه‌تان، فعالیت‌هایی در راستای تحقق این هدف قرار داده شوند. حداقل اقدام ممکن برای رسیدن به این هدف بلندمدت، آغاز مطالعات تخصصی در مورد مدیریت و سرمایه گذاری است.

» تکنیک شماره یک: مدیریت زمان با طعم نخودفرنگی

«قانون پارتو» یا همان ۲۰/۸۰ تلنگر جالبی در موضوع مدیریت زمان به شمار می‌آید. این قانون، اولین بار در سال ۱۹۴۱ توسط فردی به نام «جوزف جوران» (Joseph M, Juran) که مهندس و مشاور مدیریت بود معرفی شد. البته او فقط معرف این اصل بود و کشف آن توسط دانشمندی ایتالیایی به نام «ویلفردو پارتو» (Vilfredo Preto) در سال ۱۸۹۶ صورت گرفت.

ریشه کشف این اصل به دانه‌های نخودفرنگی و ثروتمندان ایتالیا بازمی‌گردد. پارتو کشف کرد که ۸۰ درصد از نخودفرنگی‌های باغچه‌اش از ۲۰ درصد دانه‌هایی که کاشته بود به وجود آمدند. وقتی کنجکاوی‌اش در مورد پیدا کردن موردهای مشابه این رویداد به اقتصاد کشیده شد، دریافت که ۸۰ درصد زمین‌های ایتالیا متعلق به ۲۰ درصد از مردم آن سرزمین است. این موضوع موجب شد تا پارتو بتواند نمونه‌های این قانون را در هر جایی پیدا کند.  

استفاده از قانون پارتو برای مدیریت زمان، یعنی درک این نکته که ۸۰ درصد موفقیت ما به انجام ۲۰ درصد از برنامه‌های روزانه‌مان مربوط می‌شود. این یعنی، ۸۰ درصد از برنامه‌های موجود در لیست کارهای روزانه‌مان، نه تنها هیچ سودی برایمان ندارند بلکه فقط ما را خسته، کم‌حوصله و فرسوده می‌کنند.

در نتیجه، مهم‌ترین کاری که باید انجام دهید این است که با آزمون و خطا، آن ۲۰ درصد مهم و آینده‌ساز خودتان را از دل کارهای روزانه‌تان بیرون بکشید و ۸۰ درصد از زمانتان را به آن‌ها اختصاص دهید. متاسفانه هیچ نسخه یکسانی برای کشف ۲۰ درصد مفید همه آدم‌ها وجود ندارد. این مسیری است که باید به تنهایی و با قدرت آن را طی کنید.

زمان، کمیاب‌ترین منبع است و تا زمانی که مدیریت نشود، هیچ چیز دیگری را نمی‌توان مدیریت کرد.

پیتر دراکر

» تکنیک شماره دو: پومودورو یا مدیریت زمان گوجه‌ای

«پامادورو» یا «پومودورو» (Pomodoro Technique) تکنیکی برای استفاده حداکثر از زمان به شمار می‌رود. مخترع این تکنیک، فردی به نام «فرانسیسکو سایریلو» (Francesco Cirillo) است که بیش از ۱۰ سال به آموزش این فن و روش‌های بازاریابی و مدیریت مشغول بود. او نام این تکنیک را از واژه «گوجه‌فرنگی» در زبان ایتالیایی الهام گرفت.

چون وقتی تازه استفاده از این روش را شروع کرده بود، از تایمر آشپزخانه که شبیه گوجه‌فرنگی بوده برای اندازه‌گیری زمان، استفاده می‌کرد. روش کار با تکنیک پومودورو به این صورت است که زمان شما به بخش‌های کوچک ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم می‌شود. اجازه بدهید با یک مثال، این موضوع را روشن‌تر کنیم.

 

تصور کنید که شما طبق برنامه روزانه خود باید پروژه A را انجام دهید. اولین کاری که می‌کنید این است که تایمر گوشی یا لپ‌تاپ خود را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کرده و آن را روشن می‌کنید. به محض روشن شدن تایمر باید تمام حواس خود را به کارتان بدهید و دور تمام فعالیت‌های حواس پرت کن را قلم بگیرید. اینترنت گوشی‌تان را قطع کنید و آن را روی حالت سکوت بگذارید.

اگر مجبور شدید تماس تلفنی را پاسخ دهید، تایمر را متوقف کرده و پس از پاسخگویی آن را دوباره از سر بگیرید. اگر در میان آن ۲۵ دقیقه، ایده یا کاری ناتمام به یادتان آمد، آن را روی یک کاغذ یادداشت کنید و دوباره به کار خود بازگردید.

 بعد از ۲۵ دقیقه کار فشرده، بین ۳ تا ۵ دقیقه استراحت کنید. در این فاصله کوتاه باید حال و هوای خودتان را از فضای کار دور کنید. می‌توانید از جایتان بلند شوید و چند قدم راه بروید، یک استکان چای بنوشید یا یک آهنگ گوش دهید. بعد از این فاصله، دوباره وارد یک بازه کاری ۲۵ دقیقه‌ای شوید. این ترکیب ۲۵ دقیقه کار و یک استراحت ۵ دقیقه‌ای، چهار بار تکرار می‌شود.

بعد از تمام شدن چهارمین ۲۵ دقیقه، زمان استراحت شما بین ۱۵ تا ۳۰ دقیقه افزایش پیدا می‌کند. استفاده از این فن، به دلیل تمرکز بالایی که در فرد ایجاد می‌کند، باعث می‌شود تا در بازه زمانی کوتاه، کار بیشتری به سرانجام برسد.

علاوه بر کاغذ و قلم، استفاده از اپلیکیشن‌ این تکنیک که در بازار و گوگل پلی موجود است خالی از لطف نخواهد بود. پیشنهاد می‌کنم حتما این روش را امتحان کنید.

» همپای زمان

برنامه‌ریزی برای زمانی که به ما داده شده، رابطه مستقیمی با بزرگی اهدافمان دارد. کسی که هدفی در زندگی‌اش ندارد، نیازی هم به صبوری و یادگیری مدیریت زمان پیدا نمی‌کند. به تمام تکنیک‌ها، نکته‌ها و توصیه‌های این سری از مقاله‌ها تنها به چشم یک پیشنهاد دوستانه نگاه کنید.

کسی که در انتها باید برای زمانش تصمیم بگیرد شما هستید. بهترین زمان، زمان شما و کارآمدترین برنامه، چیزی است که خودتان آن را می‌نویسید. چون تنها سکان‌دار کشتی وجودتان، فقط و فقط خودتان هستید.

به اشتراک گذاری

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *